「管理のための管理」から、人を解放する —チャットの中で完結する、自社開発のAI秘書「みんなの秘書AI」

進捗を聞いて回る。ただ、上がってきた報告の形式がバラバラで、読み解くのに時間がかかる。期日が近づいても誰も気づかない。発注はしたものの、いま誰がボールを持っているのかが分からない。こうした「管理のための管理」は、取り組んでいる本人が最も消耗する作業ではないでしょうか。

私たちはこの悩みをまるごと、普段使っているチャットツールの中に住まわせたAIに任せています。「みんなの秘書AI」と名付けたシステムです。

使い方はシンプルです。@みんなの秘書 と呼びかけて「タスクを登録したい」と伝えるだけ。専用の入力フォームが届くので、あとは項目を埋めていきます。タスクの登録も、中間報告・完了報告も、発注も受領も、すべてこのチャットの中で完結します。さらに、フォームに日程を入力すれば自動でカレンダーに予定として登録され、期日が近づけばAIの側から「そろそろ期日です」とリマインドが届きます。

私たちが特に手応えを感じているのが、報告を提出するとAIが自動でフィードバックと深掘りの質問を返してくれる仕組みです。「その作業は、次は誰がいつ行うのか」といった確認を、AIが代わりに投げかけてくれます。人同士では、こうした問いかけは聞く側も少し気まずさを感じるものです。しかしAIが相手であれば角が立たず、問われた側も自然と考えが整理されていきます。結果として、誰かが厳しく詰めなくても、報告の精度がひとりでに高まっていく。管理する側の負担が減り、記録の正確さも上がるという状態が生まれています。

発注の場面も同様です。発注書は自動でドキュメントとして生成され、グループチャットに共有されます。あとは内容を確認し、対応できるメンバーが「受領」を押すだけ。過去の発注書もすべて一覧で残るため、誰がどの発注を受けたのか、どのタスクがまだ受領されずに残っているのかが、ひと目で把握できます。

こうした仕組みをつくっていて、いつも思うことがあります。AIに管理を任せるのは、人を締め付けるためではありません。むしろ逆で、人を「管理業務」から解放するためです。報告のために消耗するのではなく、報告の中身——つまり仕事そのものにエネルギーを注げる状態をつくる。それが目的です。

私たちは、AIの最も良い使い道は「人が、人にしかできないことに集中できる環境をつくること」だと考えています。技術の前に、まず人。その想いを実現するために、裏方の仕事はできるだけAIに引き受けてもらう。私たちはそう捉えています。

当社はAI/DXコンサルティングを提供する会社です。だからこそ、まず自分たちが一番のユーザーでありたい。自ら使い倒し、本当に価値があると実感したものだけを、お客様にお届けしてまいります。